7 начина за ефективно планиране и организиране на времето си в минималистична версия

Какви системи за планиране използвам? Какви инструменти използвам? Използвам ли планери, bullet journal? Създавам ли мечтани карти? Всички тези въпроси ми се връщат като бумеранг в коментарите във Facebook, Instagram, по време на срещи на живо. Ще се опитам да отговоря на всички тях днес, особено след като планирането на Нова година е под моя пояс!

Какви инструменти използвам, за да планирам и организирам времето си??

Не използвам никакви специфични и сложни инструменти за управление на времето. Често ме питат за bullet journal, но нямам представа какво точно е това. Лично аз го свързвам с картички на точки и залепени страници за оцветяване, което от своя страна свързвам главно с губене на време, без да го управлявам. Извинявам се предварително, ако моето мнение е обидило някого, но много хора ми казаха, че популярната (и вероятно оригинална) идея за водене на журналисти в блогове се е изкривила с течение на времето и сега е по-скоро хоби на артистичното журналистиране, отколкото смислено (прочети: ефективно ) планиране и управление на времето.

През лятото използвах обикновени календари за книги. Главно защото работех на пълен работен ден и всяка година получавахме такива календари от компанията. Честно казано, попълването на календара винаги ме е ядосало и разочаровало. Определяне на срокове - ок, знае се, че е необходимо, особено при навременната работа на адвокат. Аз обаче не съм от хората, които щателно планират всеки ден на всеки 10 минути, така че записването на ежедневен списък със задачи и след това зачеркването, пренаписването му беше безсмислено за мен. Което от своя страна означаваше, че повечето страници бяха останали празни, създавайки ми усещане за напълно безсмислена загуба на ресурси, пространство, хартия и гори. Направих и няколко подхода към други организатори, но не останах с нито един от тях повече от седмица.

От години търся правилния инструмент, защото в това отношение съм много консервативен динозавър - планирам и пиша действията си изцяло на хартия. Всяка задача, всеки проект започва на хартия. Очертанията на книгата Искам по-малко и няколко глави също бяха написани на хартия. Накрая, малко отчаян, започнах да записвам всичко в обикновен бележник. БИНГО! Това беше откритие - най-минималистичният инструмент за планиране в света - тетрадка. ;) Без загуба на място, работя спокойно със списъци там (повече за това по-долу) и следя абсолютно всичко, от което се нуждая - заглавията на публикациите, които трябва да напиша, или самите публикации, данни за контакт, цитати, бележки за срещи, задачи, които трябва да завършен и т.н..

сегашната ми тетрадка / мястото бавно се изчерпва

Единственото нещо, което пропуснах, беше месечен планер с конкретни дати, за да мога да отбелязвам важни дати (съдебни, официални, частни, посещения на лекари, записи в блога и т.н.). Този проблем беше решен от месечни плановици от Алина от Design Your Life, които използвам от много месеци. Това е просто една карта с маркирани дати - проста, ясна, без излишно бъркане. Разпечатвам такъв планер веднъж месечно и го поставям / поставям в бележника си. Всичко под ръка и в проста форма - идеално.

Как да се организирате всеки ден?

Моят основен начин за ежедневно управление на времето ми е да работя със списъци със задачи. Може да звучи сложно, но най-важното за мен е да "сваля" тежестта от запомнянето по различни въпроси. Професионално се занимавам с много проекти - ръководя патентно бюро, коворкинг офис, доста процъфтяващ блог, специализирано обучение. Освен това има няколко други проекта, като инвестиции в недвижими имоти и разбира се частни въпроси. Подобна разнообразна дейност изисква мощна глава и ефективна организация на времето. Щях да полудея, ако трябваше да запомня всички подробности. Следователно, основният ми метод е:

→ Всяка задача се поставя в списъка

Когато пиша всеки, наистина имам предвид всеки. Дори и най-малките и най-тривиалните. Ако трябва да се обадя на някого, да пиша, да си уговоря среща, да изпратя, да взема и т.н., поставям всичко в списъка. Разбира се, не съм робот и естествено ще забравя да напиша нещо понякога, но правилото е правило. Това ми позволява в повечето случаи да избягвам ситуации като: "Трябваше да направя нещо, но не мога да си спомня какво

...

”И така, всяка задача се поставя в един списък, който винаги имам под ръка. Ако това изисква действие в рамките на определен срок, аз също го записвам. Единственият път, когато не запазвам задача, е:

→ Ако задачата отнема няколко минути, тогава я правя веднага

Няма смисъл да вкарвам нещо в списъка, което мога да направя веднага. Също така мога да делегирам задачата веднага, ако имам такава възможност. Такава задача ще бъде например отговор на кратък имейл или използване на един от шаблоните за имейл, отговор на коментар, кратко телефонно обаждане или уреждане на прост въпрос. Сега ключовият въпрос - какво се случва с изброените задачи. Е, всеки ден отварям списъка си и отбелязвам кои задачи ще правя днес. Работя с този списък, докато голям брой задачи не бъдат зачеркнати. Тогава списъкът става нечетлив и аз създавам нов. Списъкът включва важни задачи и задачи, които трябва да изпълня в рамките на определена дата (не непременно спешна). Друго основно правило е:

→ 1 ден = 1 важна задача

Важно обикновено означава или важно в дългосрочен план, или просто голямо. Така че алтернативно 1 ден = 1 голяма задача. Освен това си отбелязвам няколко по-малки задачи, които трябва да изпълня, но се опитвам да гарантирам, че няма повече от 3-5. Това ми позволява да поддържам здравословен баланс. Разбира се, понякога има дни, в които по-бързо се справям с планираните задачи, тогава правя някои от по-малките, по-малко важни. Има и дни, в които всичко върви гладко и няма да мога да се справя дори с този важен. Трудно е, случва се и тогава:

→ давам си право на почивка (при нужда)

Има и моменти, в които имам лош ден - изтощен съм, болен или просто нямам сили. Тогава се опитвам да си взема почивка и да не работя. Работя само с датите на падежа (ако крайният срок е на гърлото ми, но едва ли някога го правя), или просто се отдалечавам от компютъра, за да правя нещо друго. Седенето с него като зомби не движи работата ми напред, а само ме разочарова. Също така открих, че работата с хора - срещи или обучения - е изключително енергоемка за мен. Знам, че след 5 часа тренировки през останалата част от деня просто и напълно не мога да работя. Понякога ми трябва само един следобед, за да се възстановя, а понякога прекарвам друга сутрин в леглото, четейки книга.

Планиране на по-големи проекти

Публикувам този текст в момента, защото за мен (и доколкото знам и за много хора) времето между Коледа е идеалното време да планирам интензивно завладяване на Вселената през Нова година. ;) Тук няма да ви дам никакъв златен метод или инструмент, защото от няколко години планирам своите действия, базирани на хармонията между ума и сърцето, с щипка интуиция. Знам, че звучи драстично глупаво, но наистина е така. Веднъж, когато бях много по-млад, бях очарован от концепцията да проектирам живота ти, т.е. да проектирам живота си, и ми се струваше, че трябва да планирам абсолютно всяка стъпка, за предпочитане дългосрочна, иначе времето ми щеше да изтече завинаги и биха се случили различни ужасни неща. ;) Днес подхождам към него съвсем различно.

Разбира се, разбирам необходимостта от дългосрочно планиране в определени области от живота ни, например събиране на спестявания за пенсиониране или осигуряване на финансова възглавница. Това също включва Използвам инвестиции в недвижими имоти. Останалите планове се формират в главата ми редовно и аз също си позволявам да ги променя свободно, ако чувствам, че не съм на път с тях. Естествено мисля за проекти, които искам да реализирам, които ще се развиват за мен и ще ми позволят да си изкарвам хляба. Записвам ги, но не съм обвързан с тях, докато не умра. Ако бях скрупульозно изпълнил плана си преди 10 години, не бях в момента, в който съм сега. Не бих направил това, което правя.

Много пъти са ме питали дали правя т.нар мечтани карти. В живота си направих само едно, в работилница, на която попаднах малко случайно. Работата по него беше творческа и много приятна, тъй като се състоеше в изрязване на различни снимки от вестници и поставянето им върху лист хартия, заедно с бележки. Моята карта беше прекрасна. Забравих за това 2 дни по-късно. ;) Мисля, че това е инструмент, много подобен на bullet journal - забавно е да си креативен, но няма много общо с планирането и организирането на времето си.

Имам голям късмет да бъда (и разработен) в момент, в който професионално имам много възможности пред себе си. До голяма степен моето планиране зависи от вземането на решения, също и в кои проекти НЯМА да участвам. Преди беше огромен проблем за мен, но сега, с минимализъм, ми е много по-лесно. Опитвам се да практикувам съвестен и мъдър отказ, също към себе си. Позволявам си също като дете да се наслаждавам на фантастично време, когато не се налага да насилвам нищо. Плановете ми за следващата година се базират много на това, което искам да бъда, а не на това, което искам да правя. 

***

В обобщение, методите ми за ефективно и минималистично планиране и организация на времето са:

  1. обикновена тетрадка като плановик + месечен календар на един лист
  2. списъци със задачи - всяка задача отива в един списък
  3. направете го веднага, ако задачата отнема няколко минути
  4. 1 ден = 1 важна (или голяма) задача
  5. дайте си право на почивка
  6. 10 допълнителни начина да спестите време на работа
  7. липса на скрупулно дългосрочно планиране

С голямо удоволствие прочетох за вашите инструменти и методи за управление на времето и, разбира се, за плановете за следващата година!

Оставете Коментар

Please enter your comment!
Please enter your name here