Организацията на бюрото на работа - важно ли е?

Всяко работно място, независимо от вида му, трябва да бъде организирано по най-оптималния и ергономичен начин за служителя. Освен това той трябва да отговаря на всички изисквания за здраве и безопасност. Във всяка офис работа основното място на работа е бюрото на служителя. Как трябва да изглежда организация на бюро по време на работа? Какви са задълженията на работодателя в това отношение?

Защо е важно да се организира бюро по време на работа?

Правилната организация на работното място трябва да бъде важен въпрос за всеки служител. Поръчката на бюрото и минимизирането на ненужните неща имат положителен ефект върху по-добрата концентрация върху задачите и ви позволяват да спестите много време. Освен това те оказват влияние и върху начина, по който ни възприемат други хора: клиенти, колеги или шефа. Хаосът и бъркотията показват, че човекът, който заема такова бюро, е неорганизиран и неточен и следователно вероятно ненадежден. Такъв служител не вдъхва доверие. От друга страна, редът и редът на собственото ви работно място са добър знак за мъжа, подчертавайки неговия професионализъм и точност.

Редът на работното място говори добре за служителя.

Добри практики в организацията на работното място

Ключовото правило при организирането на работното място е - колкото по-малко, толкова по-добре. По-малко неща логично ни разсейват по-малко. Много по-лесно е да се съсредоточим върху разглежданата задача, ако нещата в очите ни не поглъщат вниманието ни прекомерно.

Вижте също

  • Как трябва да изглежда бюрото на работното място?
  • Работа с компютър и 5-минутни почивки

Започнете, като го изхвърлите

Организиране на бюро по време на работа трябва да започне с премахване на всички ненужни неща и боклук. Излишни документи, стари бележки, три саксии за цветя, няколко фоторамки с любими хора, две зарядни или мръсни чаши за кафе от предишния ден - тези неща трябва да се изхвърлят първо. Също така трябва да премахнете всички лепкави бележки, които са поставени на монитора и обикновено навсякъде, където ги поставите. Такава система рядко работи и създава само ненужен хаос. Прочетете всяка бележка, докато изтегляте, и ако е нещо важно - прехвърлете информацията в календара или тефтера, с който работите ежедневно. Може да откриете, че повечето от тези задачи са изтекли или са изпълнени отдавна. Също така не забравяйте за писалките и проверете дали всички пишат и изхвърлете ненужните.

Вид

Следващата стъпка е да организираме и сортираме нещата, от които се нуждаем в ежедневната си работа. Ако работим с голям брой документи, струва си да използваме свързващи файлове, папки, кутии за отпадъци или други отделения, които ще ни позволят да сортираме всичко по логичен начин. Благодарение на това ще спестим много време за търсене в купчина хартии, за да намерим даден документ.

Организирайте

Всяко нещо на бюрото ни трябва да има своето място. Поставка за писалка, място за документи, място за телефон и календар, ако искате да имате написани бележки. Ако ежедневно се нуждаем и от други артикули, като калкулатор, телбод, печати, слушалки, то чекмеджетата са най-доброто решение, ако ги има на бюрото. По този начин всичко е под ръка, но нещата са скрити и не създават бъркотия.

Ред и правилно организация на бюро по време на работа имат положителен ефект върху фокусирането върху нашите отговорности.

Организиране на бюро по време на работа и ред на работния плот

Работата в офиса се извършва предимно на компютри. Следователно също така си струва да се поддържа ред в документите на работния плот. На първо място, старите, ненужни папки и документи трябва да бъдат изхвърлени или архивирани. Също така си струва да имате собствена система за каталогизиране, благодарение на която на работния плот няма да има цяла маса документи и намирането на конкретния файл, от който се нуждаете, ще бъде много лесно.

Най-големите грехове на служителите при организирането на тяхното работно място

Най-честата грешка на служителите при организирането на работното им място е убеждението, че имаме нужда от всичко или дори от необходимо. Всеки документ се оставя настрана, без да се отразява върху купчината предишни и ние създаваме страница, която е трудна за управление. Освен това малко хора редовно почистват работното си място, което допълнително изгражда ненужни предмети. Капан, в който много хора се хващат, е, парадоксално, излишъкът от приспособления за организиране на бюро. Различните видове аксесоари причиняват обратната ситуация: те заемат много място и "привличат " още повече ненужни неща.

Безредието отвлича вниманието и дори внася стрес.

Организиране на бюро на работното място и разпоредби за здраве и безопасност

Ако някой се чуди дали организация на бюро по време на работа регулиран, отговорът е да. Кодексът на труда и наредбата на министъра на труда и социалната политика относно здравословните и безопасни условия на труд на работните места, оборудвани с монитори на екрана, уреждат въпросите, свързани с това за какво отговаря работодателят на работното място. Според Кодекса на труда работодателят е отговорен главно за това дали работното място и всички устройства и машини отговарят на всички изисквания за здраве и безопасност. На практика това означава, че компютърното оборудване трябва да е функционално, да не може да е дефектно или да представлява заплаха за служителя. Важното е, че Кодексът на труда посочва, че работното място трябва да е ергономично. Какво точно означава това? Ергономичността на работното място е описана по-подробно във вече споменатия регламент. Приложението към този документ уточнява подробно:

  • работното място трябва да бъде организирано по такъв начин, че да не полага твърде много усилия върху опорно-двигателния апарат на работника и зрението му;
  • мониторът на компютъра трябва да може да го накланя напред или назад и настрани; той трябва да бъде разположен спрямо светлинния източник, така че да няма отблясъци или отражение на светлината;
  • клавиатурата трябва да е отделно оборудване и трябва да бъде разположена на поне 10 см от ръба на бюрото;
  • плотът на бюрото трябва да е светъл и матов;
  • разстоянието между работника и монитора трябва да бъде от 40 см до 75 см;
  • за всеки служител трябва да има 2 м2 свободна подова площ и 13 м2 обем на помещението, без ограничения върху мебелите, оборудването и др .;
  • цялото необходимо оборудване, необходимо за работа на компютъра, трябва да е в обсега на служителя, за да не го принуждават да смени позицията си.

Правила за почистване на бюрото и екрана

Струва си да се знае, че много компании използват т.нар политика за чисто бюро и екран. Често е част от системата за защита на личните данни. Политиката на чистото бюро и екран е един от добрите навици, които повишават сигурността на данните, използвани на работното място и пряко влияят върху организацията на работното бюро. Най-важните му принципи са:

  • задължение за скриване на всички използвани документи преди напускане на офиса;
  • да не оставяте носителите на данни и ключовете на шкафа на бюрото;
  • унищожаване на документи, които вече не са необходими, възможно най-скоро;
  • включете скрийнсейвъра, преди да напуснете бюрото - след като се върнете да използвате компютъра, трябва да е възможно само след въвеждане на парола за достъп.

Политиката за чистота на бюрото и екрана принуждава служителите да поддържат реда на работните места. Във компаниите, които са внедрили тази стратегия, всички се грижат за организацията на бюрото на работното място.

Организацията на бюрото на служителя, макар и да изглежда тривиална, се оказва не. Струва си да отделите време, за да организирате пространството, в което работим добре. Благодарение на това ефективността ни ще се увеличи и ще се почувстваме добре в организацията на задачите и времето.

Препоръчваме: Обосновка за отсъствия от работа

Оставете Коментар

Please enter your comment!
Please enter your name here